Se si vuole trovare qualcosa di positivo negli ultimi anni della pandemia di Corona, è ovviamente il grande passo nel campo della digitalizzazione che è stato innescato da essa. Le strutture radicate e gli atteggiamenti di blocco contro le innovazioni e i nuovi sviluppi sono stati scardinati dalla pandemia e dai suoi effetti collaterali, come l'isolamento, e hanno aiutato in particolare il tema del “remoto” a fare breccia su un ampio fronte. Il telelavoro è ora generalmente accettato, persino attivamente ricercato e incoraggiato. Anche in altri settori, come il fitness e l'apprendimento, è diventato del tutto normale poter usufruire di un'ampia gamma di offerte personali o addirittura remote.
Anche l'auditing a distanza (Audit remoto) e le applicazioni correlate hanno potuto beneficiare dei limiti della pandemia e affermarsi in molti settori dell'industria e del commercio. Solo la pandemia e i suoi effetti collaterali hanno reso possibile in molti luoghi affrontare finalmente gli investimenti iniziali, a volte elevati, per beneficiare dei vantaggi di questa tecnologia a lungo termine.
DEFINIZIONE DI AUDIT REMOTO
Gli audit remoti sono generalmente definiti come forme di audit che rendono superflua la presenza personale dell'auditor in loco grazie all'utilizzo di ausili tecnici. Nel caso più semplice, questi strumenti sono laptop, tablet o smartphone, nel caso più avanzato anche data glasses e smart glasses. L'audit remoto consiste quindi essenzialmente in ausili tecnici a supporto della comunicazione audiovisiva. Tuttavia, l'audit remoto diventa veramente efficace e redditizio solo con l'introduzione di funzioni e software specializzati. Ad esempio, le funzioni automatizzate possono essere realizzate tramite occhiali dati, che alleggeriscono l'auditor e gli assistenti in loco. La messa in servizio automatizzata tramite scanner incorporati è un argomento di attualità, ma anche la documentazione automatizzata tramite materiale fotografico o video può accelerare significativamente e migliorare qualitativamente soprattutto le necessarie rielaborazioni di audit.
L'audit a distanza non è quindi solo l'aggiunta di audio e video nel contesto delle misure di QM e di audit. Oltre alla sua definizione originale, l'audit remoto dovrebbe rappresentare un processo globale che introduce miglioramenti guidati dal software in modo mirato e può anche promuovere la digitalizzazione continua in generale. Più tutti i processi sono digitali, più profondi e migliori possono essere i processi di audit remoto. Gli sviluppi futuri saranno particolarmente interessanti in questo ambito. Collegandoli con l'intelligenza artificiale, è possibile creare processi di follow-up completamente automatizzati, ad esempio per l'ordinazione automatica o il controllo degli errori.
VANTAGGI E SVANTAGGI DELL'AUDIT REMOTO NELLA GESTIONE DELLA QUALITÀ
L'obiettivo degli audit a distanza è, ovviamente, la riduzione dei costi in termini di personale, tempo e organizzazione. Gli spostamenti costosi e dispendiosi in termini di tempo possono essere ridotti. I costi accessori associati (vitto, alloggio) vengono completamente eliminati. Una volta stabilito, anche il lavoro preparatorio richiede molto meno tempo. Gli audit a distanza possono quindi essere pianificati con un preavviso più breve o addirittura eseguiti spontaneamente (temi di conformità e legge sulla catena di fornitura). Una volta stabiliti, anche i costi rimangono gestibili. La tecnologia necessaria, come tablet o computer portatili, è disponibile quasi ovunque e può essere rapidamente sostituita se necessario.
Gli audit a distanza possono essere utilizzati anche per reagire più rapidamente ai problemi riscontrati e per aumentare la produttività in generale. In particolare, l'esecuzione dei post-audit è notevolmente semplificata e il follow-up dell'audit (documentazione) può essere quasi completamente automatizzato.
Gli svantaggi dell'auditing remoto sono, ovviamente, i costi iniziali di acquisizione. Mentre hardware rudimentali come tablet e laptop sono disponibili ovunque, i bicchieri di dati per l'implementazione di servizi di qualità superiore non sono ancora diffusi e sono anche piuttosto costosi. In particolare, l'audit remoto richiede un software specializzato o personalizzato per essere il più efficace possibile. Da un lato, questo software è piuttosto costoso o deve essere creato individualmente, il che è ancora più costoso. Un altro problema è rappresentato dalla copertura di rete non ancora ottimale in Germania. Soprattutto nelle aree rurali, ci sono ancora spesso problemi e, in definitiva, tutti i servizi di audit a distanza dipendono da un'infrastruttura di rete buona e stabile. Infine, ma non meno importante, occorre considerare anche gli aspetti socio-psicologici. Le nuove tecnologie possono sempre portare a problemi di accettazione, che devono essere affrontati con lungimiranza.
SOFTWARE DI AUDIT REMOTO
Di fondamentale importanza per il successo dell'audit remoto è l'uso di un software di audit remoto moderno e flessibile che raggruppi tutte le informazioni e i processi. Nel migliore dei casi, il software per l'audit remoto è una piattaforma integrata ma aperta per le funzioni remote stesse, ma anche per ulteriori funzioni come la gestione dei processi e dei documenti. Purtroppo, il software di audit remoto è ancora oggi molto costoso, perché il mercato è molto piccolo e ci sono solo pochi operatori. Anche il lavoro di personalizzazione, spesso ancora in corso, fa lievitare i costi iniziali. Tuttavia, il software per l'audit remoto è un investimento per un futuro orientato alla qualità e si ripaga più rapidamente grazie al numero di compiti assegnati.
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