Als we iets positiefs willen halen uit de coronapandemie van de afgelopen jaren, dan is het natuurlijk de grote sprong voorwaarts op het gebied van digitalisering die daardoor in gang is gezet. Vastgeroeste structuren en weerstand tegen vernieuwing en innovatie werden door de pandemie en de bijkomende maatregelen, zoals lockdowns, doorbroken. Dit heeft vooral het onderwerp 'remote' op grote schaal een doorbraak bezorgd. Thuiswerken is inmiddels algemeen geaccepteerd en wordt zelfs actief gestimuleerd en gefaciliteerd. Ook op andere gebieden, zoals fitness en leren, is het inmiddels heel normaal geworden dat men kan kiezen uit een breed aanbod van persoonlijke of juist remote diensten.
Ook het onderwerp remote audit en aanverwante toepassingen hebben geprofiteerd van de beperkingen tijdens de pandemie en hebben zich in veel sectoren van industrie en handel kunnen vestigen. Pas door de pandemie en de bijbehorende omstandigheden werd het op veel plaatsen mogelijk om de soms aanzienlijke initiële investeringen eindelijk te realiseren en op lange termijn te profiteren van de voordelen van deze technologie.
Definitie van remote audit
Onder remote audits verstaat men volgens de algemene definitie auditvormen waarbij het gebruik van technische hulpmiddelen de fysieke aanwezigheid van de auditor ter plaatse overbodig maakt. In eenvoudige gevallen gaat het om een laptop, tablet of smartphone; in geavanceerdere gevallen worden ook slimme brillen en smart glasses gebruikt. Een remote audit bestaat dus in principe uit technische hulpmiddelen ter ondersteuning van audiovisuele communicatie. Een remote audit wordt echter pas echt effectief en rendabel door de invoering van gespecialiseerde functies en software. Zo kunnen met behulp van een slimme bril geautomatiseerde functies worden gerealiseerd die de auditor en de medewerkers ter plaatse ontlasten. Geautomatiseerde orderpicking met behulp van ingebouwde scanners is hiervan een actueel voorbeeld. Ook geautomatiseerde documentatie met foto- of videomateriaal kan de noodzakelijke vervolgwerkzaamheden na een audit aanzienlijk versnellen en de kwaliteit ervan verbeteren.
Remote audit is daarom meer dan alleen het toevoegen van audio en video aan QM- en auditactiviteiten. Naast de oorspronkelijke definitie moet remote audit een overkoepelend proces vormen dat softwaregestuurd heel gericht verbeteringen doorvoert en ook de digitalisering in het algemeen kan bevorderen. Want hoe digitaler alle processen al zijn, des te grondiger en effectiever kunnen daarop gebaseerde remote-auditprocessen functioneren. Vooral de toekomstige ontwikkelingen zullen hierbij interessant zijn. Door koppeling met kunstmatige intelligentie kunnen namelijk ook volledig geautomatiseerde vervolgprocessen worden opgezet, bijvoorbeeld voor geautomatiseerde bestellingen of kwaliteitscontroles.
Voor- en nadelen van remote audits in kwaliteitsmanagement
Bij remote audits staan natuurlijk de besparingen op personeels-, tijds- en organisatorisch vlak centraal. Dure en tijdrovende reizen kunnen worden beperkt. De bijkomende kosten (maaltijden en accommodatie) vervallen volledig. Eenmaal ingevoerd, vergen ook de voorbereidende werkzaamheden aanzienlijk minder inspanning. Remote audits kunnen daardoor op kortere termijn worden gepland of zelfs spontaan worden uitgevoerd (bijvoorbeeld in het kader van compliance en de wetgeving inzake de toeleveringsketen).
Na de invoering blijven de kosten bovendien overzichtelijk. De benodigde apparatuur, zoals tablets en laptops, is vrijwel overal beschikbaar en kan indien nodig snel worden vervangen.
Met remote audits kan daardoor ook sneller op geconstateerde problemen worden gereageerd en kan de productiviteit in het algemeen worden verhoogd. Vooral het uitvoeren van vervolgaudits wordt aanzienlijk eenvoudiger en vervolgmaatregelen naar aanleiding van audits (documentatie) kunnen vrijwel volledig worden geautomatiseerd.
Bij de nadelen van remote audits spelen in eerste instantie natuurlijk de initiële aanschafkosten een rol. Hoewel eenvoudige hardware zoals tablets en laptops vrijwel overal aanwezig is, zijn slimme brillen voor de uitvoering van geavanceerdere toepassingen nog niet wijdverbreid en bovendien relatief duur. Voor een effectieve werking is bij remote audits met name gespecialiseerde of op maat gemaakte software nodig. Deze software is enerzijds relatief duur of moet zelfs tegen nog hogere kosten individueel worden ontwikkeld.
De nog altijd niet optimale netwerkdekking in Duitsland vormt een ander probleem. Vooral in landelijke gebieden kunnen zich nog regelmatig problemen voordoen. Uiteindelijk zijn alle diensten voor remote audits afhankelijk van een goede en stabiele netwerkinfrastructuur.
Tot slot moeten ook sociaal-psychologische aspecten in aanmerking worden genomen. Nieuwe technologie kan altijd op acceptatieproblemen stuiten; hierop moet tijdig worden geanticipeerd.
Software voor remote audits
Van doorslaggevend belang voor het succes van remote audits is het gebruik van moderne en flexibele software voor remote audits, waarin alle informatie en processen worden gebundeld. In het ideale geval is deze software een geïntegreerd maar open platform voor de remote functies zelf, maar ook voor aanvullende functies zoals proces- en documentbeheer. Software voor remote audits is momenteel helaas nog erg duur, omdat de markt overzichtelijk is en er maar weinig aanbieders actief zijn. Ook de vaak nog noodzakelijke aanpassingen op maat drijven de initiële kosten regelmatig verder op. Software voor remote audits is echter een investering in een kwaliteitsgerichte toekomst en verdient zichzelf sneller terug naarmate er meer taken aan worden toegewezen.
PeRoBa Kwaliteitsmanagement uit München – iVision-software voor remote audits
Advies, implementatie, audits en QM-tools uit één hand
PeRoBa GmbH München is een dienstverlener met jarenlange ervaring op het gebied van kwaliteitsmanagement, met name in de automobiel- en machinebouw.
Wij ondersteunen u bij alle belangrijke normen (VDA 6.3, IATF 16949,...) op weg naar certificering of hercertificering. Daarnaast werken wij nauw samen met hogescholen en onderzoeksinstellingen. Directeur Dr. Scherb geeft bijvoorbeeld als docent les aan de Hamburger Fern-Hochschule en de FOM in München. Daarnaast is hij spreker bij de TÜV-Süd Akademie, het Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft en tal van andere instellingen.
Wij horen graag van u. U kunt ons het beste telefonisch bereiken via
+49 8106 / 230 89 92
(meer
contactmogelijkheden)
Kwaliteitsmanagement – advies en audits volgens ISO 9001, VDA 6.3
en IATF 16949 – www.peroba.de