Ein nicht bestandenes Audit nach ISO 9001 ist für viele Unternehmen zunächst ein Schock. Schließlich steht die Zertifizierung für Qualität, Verlässlichkeit und strukturierte Prozesse. Doch ein negatives Auditergebnis bedeutet nicht das Ende Ihres Qualitätsmanagementsystems – sondern ist vor allem eines: eine Chance zur Verbesserung. Hier erfahren Sie, warum ein Audit nicht bestanden wird, welche Schritte jetzt entscheidend sind und wie Sie gestärkt daraus hervorgehen können.
Analysieren Sie die Ursachen gründlich, setzen Sie wirksame Maßnahmen um und bereiten Sie sich sorgfältig auf das Nachaudit vor. Wenn Sie Qualität als kontinuierlichen Verbesserungsprozess verstehen, wird Ihr Unternehmen langfristig profitieren – nicht nur im Hinblick auf die Zertifizierung, sondern auch im Wettbewerb. Ein Audit ist letztlich kein Gegner, sondern ein Instrument zur Weiterentwicklung. Nutzen Sie es.
Was bedeutet „ISO 9001 Audit nicht bestanden“ konkret?
Die internationale Norm ISO 9001 definiert Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QMS).
Wird ein Audit nicht bestanden, heißt das in der Regel, dass schwerwiegende Abweichungen – sogenannte Hauptabweichungen – festgestellt wurden.
Dabei unterscheidet man zwischen Nebenabweichungen und Hauptabweichungen - je nach Schwere, Relevanz und Bedeutung bestimmter Anforderungen.
- Nebenabweichungen: Einzelne Anforderungen sind nicht vollständig erfüllt, das System ist jedoch grundsätzlich wirksam. Ein häufiger Fall ist eine fehlende Unterschrift auf einem Prüfprotokoll oder eine nicht vollständig ausgefüllte Checkliste.
- Hauptabweichungen: Wesentliche Normanforderungen sind nicht umgesetzt oder das Qualitätsmanagementsystem ist in zentralen Bereichen unwirksam. Eine klassische Hauptabweichung liegt vor, wenn dokumentierte Informationen nicht gelenkt werden. Beispielsweise werden veraltete Arbeitsanweisungen verwendet, Änderungen sind nicht nachvollziehbar dokumentiert oder es existiert kein geregeltes Freigabeverfahren.
Ein „nicht bestanden“ resultiert meist aus einer oder mehreren Hauptabweichungen, die eine Zertifizierung oder Rezertifizierung vorerst verhindern.
Häufige Gründe für ein nicht bestandenes ISO 9001 Audit
In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Ursachen. Besonders häufig sind unklare Prozessbeschreibungen, fehlende Nachweise oder eine mangelhafte Umsetzung dokumentierter Verfahren im Tagesgeschäft.
Ein weiterer typischer Schwachpunkt ist die fehlende Einbindung der Führungsebene. Die Norm verlangt ein aktives Engagement der Leitung. Wenn strategische Ziele, Qualitätsziele oder das Risikomanagement nicht klar erkennbar gesteuert werden, führt das schnell zu kritischen Feststellungen.
Auch interne Audits werden häufig unterschätzt. Werden sie nur oberflächlich durchgeführt oder dokumentiert, erkennt der externe Auditor schnell, dass das System nicht wirksam überwacht wird.
Ruhe bewahren: Ein Audit ist keine Katastrophe
So unangenehm das Ergebnis sein mag – ein nicht bestandenes Audit bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen kein funktionierendes Qualitätsmanagement besitzt. Vielmehr zeigt es, dass Verbesserungsbedarf besteht.
Wichtig ist jetzt eine sachliche Analyse statt Schuldzuweisungen. Der Auditbericht enthält konkrete Hinweise auf Abweichungen. Genau hier liegt der Schlüssel zur Lösung.
Der richtige Umgang mit Hauptabweichungen
Nach einem nicht bestandenen Audit erhalten Sie in der Regel eine Frist, um Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Dieser Zeitraum sollte intensiv genutzt werden. Zunächst ist es entscheidend, die Ursache der Abweichung zu identifizieren. Nicht das Symptom, sondern die eigentliche Wurzel des Problems muss beseitigt werden. Eine oberflächliche Korrektur – etwa das nachträgliche Ergänzen fehlender Dokumente – reicht meist nicht aus.
Stellen Sie sich bei jeder Abweichung folgende Fragen:
- Warum ist diese Situation entstanden?
- War das Problem systematisch oder ein Einzelfall?
- Welche Prozesse müssen angepasst werden?
- Wie verhindern wir ein erneutes Auftreten?
Methoden wie die 5-Why-Analyse oder Ishikawa-Diagramme können hier wertvolle Unterstützung bieten.
Maßnahmenplan erstellen und dokumentieren
Ein strukturierter Maßnahmenplan ist essenziell. Darin sollten klar definiert sein:
- Die festgestellte Abweichung
- Die ermittelte Ursache
- Die geplante Korrekturmaßnahme
- Verantwortlichkeiten
- Fristen
- Nachweise der Umsetzung
Je transparenter und nachvollziehbarer Ihr Vorgehen dokumentiert ist, desto überzeugender wirkt es beim Nachaudit.
Kommunikation im Unternehmen
Ein häufiger Fehler besteht darin, das Auditergebnis nur im Qualitätsmanagement-Team zu besprechen. Dabei betrifft ein Audit das gesamte Unternehmen.
Informieren Sie relevante Abteilungen offen über die Feststellungen. Transparenz fördert Akzeptanz und Mitarbeit. Gleichzeitig sollte die Geschäftsführung klar signalisieren, dass Qualitätsmanagement Chefsache ist.
Eine konstruktive Fehlerkultur hilft enorm. Mitarbeitende sollten keine Angst vor Konsequenzen haben, sondern motiviert werden, aktiv an Verbesserungen mitzuwirken.
Vorbereitung auf das Nachaudit
Das Nachaudit ist Ihre Chance zu zeigen, dass die festgestellten Abweichungen wirksam behoben wurden. Wichtig ist, nicht nur Maßnahmen umzusetzen, sondern deren Wirksamkeit nachzuweisen.
Das bedeutet konkret: Prozesse müssen gelebt werden. Es genügt nicht, neue Dokumente zu erstellen – sie müssen angewendet und verstanden sein.
Führen Sie vor dem Nachaudit ein internes Probeaudit durch. So erkennen Sie mögliche Schwachstellen frühzeitig und vermeiden erneute Überraschungen.
Langfristige Strategie: Qualitätsmanagement nachhaltig stärken
Ein nicht bestandenes Audit sollte als Weckruf verstanden werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Qualitätsmanagementsystem strategisch weiterzuentwickeln.
Das betrifft insbesondere:
- Die stärkere Einbindung der Führungsebene
- Ein wirksames Risikomanagement
- Klare Prozessverantwortlichkeiten
- Regelmäßige Schulungen
- Systematische interne Audits
Unternehmen, die Qualität als Teil ihrer Unternehmenskultur verstehen, bestehen Audits nicht nur – sie profitieren dauerhaft davon.
Wann externe Unterstützung sinnvoll ist
Manchmal zeigt ein nicht bestandenes Audit, dass internes Know-how oder Ressourcen fehlen. In solchen Fällen kann externe Beratung durch einen Qualitätsmanagement Berater sinnvoll sein.
Ein erfahrener ISO-9001-Berater erkennt typische Schwachstellen schnell und unterstützt bei der systematischen Optimierung. Wichtig ist jedoch, dass das Wissen im Unternehmen verankert wird und nicht dauerhaft von außen abhängig bleibt.
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